如何如何(1) | 怎么举办一场大型校园文化活动？

如何如何？

HOW TO

SDUers在读研过程中

想必会遇到一些繁杂的事务、一些颇受困扰的疑问

为了避免大家次次摸石头过河

妍妍将带来“如何如何”系列推送

为大家分享一系列实用干货

期待可以给大家的学习、生活、工作带来帮助~

五月的天

刚诞生的夏天~

气温在回升

丰富多彩的校园活动也使得校园愈加热闹

如何开展一场文体活动

除了好的创意与策划

也离不开有条不紊的活动执行

今天，妍妍为你带来了细致的活动执行表

通过以下表格，帮你理清思路

活动执行不再愁

01

活动规划

一场完善的活动一般分为4个阶段：策划、筹备、执行、后期收尾，通过梳理每个阶段的关键工作模块，得到了11张重点工作的推进表。

02

场地考察清单

想要举办成功的文体活动，根据活动类型选择合适的场地是重要环节。那么找场地需要考察哪些维度？有哪些需要规避注意的坑？一起来看下面这张表格吧~

03

活动宣传表

活动宣传表，可基于传播策略，梳理活动传播要素，然后做排列组合。活动传播要素可从如下维度拆解：

从时间维度，可分为活动前期宣发、活动当天的宣传、活动结束后的二次传播、公关稿等。

从渠道角度，可分为免费渠道（如主办方自有官方渠道：官网、公众号、抖音、微博等）和付费渠道（如线上信息流广告、线下梯媒、KOL达人等）。

从传播形式角度，基于不同渠道属性，确定适合的传播形式，如H5、文章、海报、视频等。

04

物料的设计及制作推进表

物料的设计及制作，主要包括3大类：

1、宣发类

2、会场布置类

3、流程相关类

05

场地设置验收表

场地布置完后后，要进行检查验收。场地布置验收表，可按照如下流程制作：

1、列出需要检查验收的区域

2、梳理各区域需要验收的清单（硬件、软件）

3、最好能给到验收标准。

06

活动现场执行表

活动现场执行表，主要用于告知参与活动的人员清晰的活动流程，以及每个流程环节对应的工作事项，将时、事、物、人精准匹配，实现高效协作。

只有经过预演、彩排，正式活动才能最大化的避免失误。彩排环节可以按照活动现场执行表走一遍。

07

嘉宾管理表

对于邀请嘉宾，一是要让嘉宾感觉活动很流畅，有个良好的体验；二是要做好嘉宾的时间规划与提醒，避免误点或者早到。嘉宾管理表可包含如下几个维度：

1、嘉宾联系方式

为了保证活动时间点不被耽误，我们最好能够多要几个嘉宾的紧急联系人联系方式，以防万一。

2、出行方式

开车还是乘坐高铁、飞机？若是开车，需要提前将停车位事宜解决并告知嘉宾。若是乘坐公共交通，则需要了解到站地点及时间，以安排接送站服务。

3、时间安排

根据活动安排，如访谈是否需要提前做些沟通？演讲是否需要彩排？以此做好嘉宾到场时间的确认及提醒。

4、住宿事宜

提前告知嘉宾住宿相关信息。

08

媒体管理表

媒体管理表，主要包含从邀约、接待到发稿的全流程管理：

1、拟邀请媒体清单

首先，要明确邀请媒体到现场做什么？包括邀请的媒体组成部分。确定拟邀约媒体名单后，取得联系确认。

2、确认媒体事务

需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？

3、提供媒体邀请函

确认媒体和事务后，需要向到场的媒体发送邀请函（纸质邀请函或电子邀请函），需要注明媒体到场的时间和地点。如果媒体是从异地赶到，需要注明交通出行方案，是否会有专车负责接送以及住宿接待。

4、媒体到场接待

有的活动现场，会有媒体的独立签到处。如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。

5、跟进新闻通稿发稿情况

一般在活动开始前，或活动结束主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中，媒体记者只需根据自家平台的调性、特点对通稿进行调整润色就能发稿。活动现场照片经过筛选处理后也要立刻给到媒体。

在发稿的环节，会遇到媒体拒稿或审核不通过，所以，一定要提前备好补充媒体名单。

6、保持良好互动

媒体关系并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系，活动结束后，要适时表达对媒体的感谢，以及长久的良好互动。

09

摄像培训/标准表

摄像培训/标准表，主要是沟通不同环节、不同区域的拍摄重点和要求。

如果是聘请的专业摄影师，主要是明确活动不同环节、重要嘉宾的拍摄重点及要求。如果是活动组织方人员担任摄影，为了避免拍摄出来的照片质量不高，还需要明确拍摄标准要求，比如场景要求，拍摄角度、画面要求、照片最低数量等。

10

物料表

活动的物料往往比较琐碎，需要列好清单，以免到场后才发现有遗漏。

另外建议做个物料领取登记表，谁领取谁归还（消耗品除外），避免因现场事项繁杂，导致物料被领取后无人负责归还。

11

活动预算及费用明细表

大型活动的众多事宜均涉及到花费，按照表格做好预算和花费记录，便于后期费用统计和报销。

12

复盘总结表

复盘总结包括活动效果评估和复盘总结。

1、活动效果评估

一般从下面的维度评估活动效果：

（1）宣传维度

各渠道媒体传播效果统计：曝光量、互动量、转化率、效果统计（PV/UV/VV）、是否出现过舆情，管理是否到位？

（2）活动效果维度

线下到场人数、现场互动效果等，线上参与直播的人数、官网点击量、公众号扫码关注量……

（3）活动体验维度

线下活动的体验感是否足够好。现场是否流程顺畅、有没有事故和意外、参会人员评价反馈如何……

2、复盘总结

做完活动效果评估后，就要进一步做复盘总结。

可参考KISS复盘法：

Keep（可以保持的）：复盘这次活动中做的好的，后续的活动能够继续保持的动作。

Improve（需要改进的）：哪些环节/因素导致活动出现了不满意的地方，需要在后续活动中进行改进的。

Start（需要开始的）：哪些环节在本次活动中没有实施，而后续需要开始做的。

Stop（需要停止的）：哪些行为是对活动不利的，需要停止的。

13

活动应急预案表

要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法。在筹备会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。

现在大家一定对开展一场文体活动胸有成竹

可以点击阅读原文领取表格原文件哦~

后续妍妍也会带来更多精彩内容：

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敬请期待~

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山大研究生

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编辑/排版：罗妍

部分材料来源：会小二公众号

值班栏目主理：徐瑞阳

责编/策划：韩笑晨